Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

SOCIEDAD DE PROFESIONALES FREITE & ASOCIADOS LIMITADA, RUT 77.927.493-4, con domicilio en Irarrázaval 2401, Oficina 607, Ñuñoa, Santiago, Chile, representada por su gerente general Ramón Freite Peralta, es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de este sitio web y del Portal de Clientes.

Correo de contacto para ejercer derechos ARCOP y consultas de datos personales: contacto@freite.cl.

2. Marco legal aplicable

Tratamos los datos personales conforme a la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, actualmente vigente, y adecuamos progresivamente nuestros procesos a la Ley N° 21.719, que crea la Agencia de Protección de Datos Personales y establece un nuevo régimen de protección de datos en Chile. También aplicamos, según corresponda, el Código del Trabajo, el Código Tributario, la Ley N° 19.496 sobre protección de los derechos de los consumidores y la Ley N° 19.799 sobre documentos y firma electrónica.

3. Datos que tratamos

a) Visitantes del sitio web: nombre, correo electrónico, teléfono, servicio de interés y el mensaje que decidas enviarnos, además de datos técnicos básicos (dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas) con fines de seguridad y estadística.

b) Clientes del Portal: nombre, RUT, correo electrónico, teléfono, datos de facturación, planes contratados y cupos de trabajadores, tarifas acordadas y promocionales, solicitudes y aprobaciones de cambio de plan, historial de pagos y comprobantes, registros de acceso y sesión, solicitudes de cambio de correo electrónico, la imagen de firma que voluntariamente cargues para la emisión de certificados y las constancias de aceptación de documentos legales y de cambios de plan (versión, fecha, hora, dirección IP y navegador), las direcciones de correo en copia (CC, hasta cinco) que designes para recibir los informes mensuales, y los informes de cotizaciones e impuestos generados cada mes, con su detalle, totales y estado de envío.

c) Trabajadores de nuestros clientes: nombre, apellido paterno y materno, RUT, dirección, comuna, ciudad, teléfono, estado civil, tipo de contrato, jornada, días y horarios de trabajo, sueldo base, otros haberes, AFP, sistema de salud y observaciones necesarias para procesar remuneraciones. Adicionalmente, tratamos las liquidaciones de sueldo que cargamos por trabajador y período; el control de feriado legal (fecha de inicio de control, saldo inicial acordado, tramos de contrato, días devengados, solicitudes y períodos de vacaciones tomados); y los certificados emitidos por el cliente desde el Portal —de antigüedad laboral y comprobantes de feriado legal— con folio único, datos del trabajador, fecha, motivo y firma del empleador.

No solicitamos datos sensibles más allá de los estrictamente necesarios para la prestación del servicio previsional y de salud obligatorio en Chile. No tratamos datos de personas menores de edad.

4. Rol respecto de los datos de trabajadores

Respecto de los datos de los trabajadores cargados por nuestros clientes, Freite & Asociados actúa como encargado del tratamiento (mandatario): el cliente empleador es el responsable de los datos y de contar con base legal para entregarlos. Nosotros los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para la finalidad de procesar remuneraciones y obligaciones laborales, previsionales y tributarias.

5. Finalidades y bases de licitud

• Ejecución del contrato: crear y administrar tu cuenta, contratar planes, emitir facturas, procesar pagos y prestar los servicios contables y de remuneraciones.
• Cumplimiento de obligaciones legales: obligaciones tributarias, laborales, previsionales y de conservación documental.
• Consentimiento: respuesta a consultas del formulario de contacto y envío de comunicaciones comerciales, que puedes revocar en cualquier momento.
• Interés legítimo: seguridad de la plataforma, prevención de fraude y mejora del servicio.

6. Proveedores y encargados

No vendemos ni cedemos datos personales. Compartimos información sólo con proveedores que nos prestan servicios bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:

• Infraestructura de alojamiento y base de datos de la aplicación.
• Servicio de envío de correos transaccionales y notificaciones.
• Mercado Pago, para procesar pagos en línea (no almacenamos datos de tarjetas; los procesa directamente la pasarela).
• Proveedor de modelos de inteligencia artificial que da soporte al Asistente Freite.
• Autoridades y organismos públicos cuando exista obligación legal.

Algunos de estos proveedores pueden procesar información en servidores ubicados fuera de Chile. En esos casos exigimos resguardos contractuales de seguridad y confidencialidad equivalentes a los de esta política.

7. Asistente con inteligencia artificial

El Asistente Freite responde exclusivamente consultas sobre el uso del sistema. No accede a tu base de datos, ni a información de tus trabajadores, pagos o facturas, y está instruido para no solicitar ni almacenar datos personales. Te recomendamos no escribir datos personales de terceros en el chat.

8. Liquidaciones, certificados y firma del cliente

Las liquidaciones de sueldo se almacenan en un repositorio privado y sólo son accesibles para el cliente titular y para el personal autorizado de Freite & Asociados, mediante enlaces temporales de descarga. No son públicas ni indexables.

Los certificados de antigüedad laboral y los comprobantes de feriado legal que el cliente emite desde el Portal se generan con la plantilla vigente y quedan registrados con folio único, fecha de emisión y los datos del trabajador vigentes en ese momento, como respaldo de lo certificado. Cada tipo de documento se consulta en su propio historial: los de antigüedad en la ficha del trabajador y los de feriado legal en el módulo Vacaciones.

La imagen de firma que el cliente cargue en su perfil se guarda de forma privada y se utiliza únicamente para incorporarla en los certificados que él mismo emite. Puede reemplazarla o eliminarla en cualquier momento desde su perfil.

9. Control de feriado legal (vacaciones)

El módulo de vacaciones registra, por trabajador, el devengo del feriado legal según su jornada y tipo de contrato, la fecha de inicio de control y el saldo inicial acordado entre el cliente y Freite & Asociados para contratos anteriores a la puesta en marcha del sistema, los tramos de contrato generados por cambios de jornada, y las solicitudes de vacaciones con su fecha, días hábiles, estado y las observaciones que registre quien las aprueba o rechaza. Esta información se trata como parte del servicio de remuneraciones y bajo el mismo rol de encargado descrito en el punto 4.

9 bis. Informes mensuales de cotizaciones e impuestos

Cada mes el equipo Freite genera para cada cliente un informe con el detalle previsional (Previred) y de impuestos (SII) de sus trabajadores, calculado a partir de los trabajadores registrados en el Portal o del archivo de Previred que el cliente o el equipo carga. El informe queda disponible en la sección Cotizaciones e impuestos del Portal, presentado como un resumen agrupado por institución (AFP, salud, mutual, etc.), y se envía por correo al cliente y a las direcciones en copia que él haya designado.

De cada envío registramos el destinatario, el tipo (destinatario principal o copia), la fecha y el estado de entrega (enviado, rebotado, reclamo de spam o desuscrito), con la única finalidad de asegurar la recepción de la información y resolver incidencias de entrega. Estos registros no se usan con fines publicitarios.

10. Cambios de plan y registro de aprobación

Cuando se modifica un plan contratado (por ejemplo, ampliar o reducir cupos de trabajadores, o aplicar una tarifa promocional temporal), la propuesta queda registrada y sólo se aplica una vez que el cliente la aprueba en el Portal. Registramos la fecha y hora de la aprobación o rechazo, la dirección IP y el navegador utilizados, como respaldo del consentimiento sobre la nueva tarifa y su período de vigencia.

11. Conservación

Conservamos los datos mientras exista relación contractual y, luego, por los plazos legales de conservación tributaria y laboral (en general, hasta 6 años). Cumplidos esos plazos, los datos son eliminados o anonimizados.

Si cancelas tu servicio, los datos de trabajadores asociados a esa suscripción se eliminan de la plataforma —incluidas sus liquidaciones y certificados— según se te advierte antes de confirmar la cancelación. Lo mismo ocurre si eliminas manualmente el perfil de un trabajador: la eliminación es permanente. Se conservan únicamente los registros contables y de facturación exigidos por ley, incluidas las facturas impagas, que siguen vigentes y cobrables aun después de cancelar el servicio.

12. Compromiso de pago y suspensión por morosidad

Cuando una factura permanece impaga por más de 7 días desde su vencimiento, el Portal muestra avisos de deuda y días de gracia restantes. Vencido ese plazo se suspenden las funciones operativas (registro de trabajadores, gestión de vacaciones y emisión de certificados), manteniendo siempre disponibles tus facturas, pagos, comprobantes, documentos legales y perfil. La suspensión se levanta automáticamente una vez acreditado el pago.

Para gestionar la cobranza tratamos el estado de las facturas (pendiente, vencida, pagada, anulada) y los días de atraso, y enviamos avisos de morosidad y de suspensión de funciones al correo registrado. Estos avisos son transaccionales y no se suspenden por la baja de comunicaciones comerciales, mientras exista relación contractual y deuda vigente.

13. Documentos legales y aceptación electrónica

En el Portal de Clientes ponemos a tu disposición documentos legales (por ejemplo, el Anexo de Tratamiento de Datos Personales) que debes revisar y aceptar dentro del plazo indicado en cada documento. La aceptación se realiza mediante firma electrónica simple, conforme a la Ley N° 19.799.

Para acreditar esa aceptación registramos: identificación del usuario que acepta, documento y versión aceptada, fecha y hora, y la dirección IP y el navegador desde los que se realizó. Estos registros se conservan como respaldo del cumplimiento y sólo se usan con esa finalidad.

Enviamos avisos automáticos por correo cuando se publica un documento nuevo, cuando el plazo está por vencer y cuando ha vencido. Si el plazo de un documento obligatorio vence sin aceptación, se limitan las funciones operativas del Portal (contratación de planes y gestión de trabajadores), manteniendo siempre disponibles tus documentos, perfil, facturas, pagos y comprobantes.

14. Comunicaciones por correo electrónico

Enviamos correos transaccionales asociados a la relación contractual: disponibilidad y corrección de liquidaciones de sueldo, propuestas y aprobaciones de cambio de plan, resolución de solicitudes de vacaciones, recordatorios de documentos legales, avisos de facturación, morosidad y suspensión de funciones por deuda, y mensajes de cuenta (confirmación de registro, recuperación de contraseña y cambio de correo). Estos correos no incluyen archivos adjuntos con liquidaciones ni documentos: sólo informan que el documento está disponible en el Portal, donde el cliente lo descarga de forma autenticada.

Registramos el envío de cada correo (destinatario, plantilla, fecha y estado) para efectos de trazabilidad y soporte. Gestionamos además una lista de supresión con las direcciones que se han dado de baja o que han generado rebotes o reclamos, de modo de no volver a enviarles mensajes hasta que la situación se regularice. Las bajas afectan a las comunicaciones comerciales; los avisos estrictamente necesarios para la ejecución del contrato pueden entregarse igualmente dentro del Portal.

15. Trazabilidad y uso interno de la información

El personal autorizado de Freite & Asociados dispone de una vista consolidada del historial de cada cliente (contrataciones, cambios de plan, promociones, facturas y pagos), que puede exportarse en Excel o PDF con la única finalidad de atender consultas, resolver discrepancias y respaldar la gestión contable. El acceso está restringido por rol y queda sujeto a las mismas obligaciones de confidencialidad y a los plazos de conservación indicados en esta política.

16. Tus derechos (ARCOP)

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación (supresión), oposición y portabilidad de tus datos, así como solicitar la limitación del tratamiento y revocar tu consentimiento cuando éste sea la base del tratamiento.

Escribe a contacto@freite.cl indicando tu nombre, RUT y la solicitud. Responderemos dentro de los plazos legales. Si eres trabajador de una empresa cliente, dirige tu solicitud a tu empleador, quien es el responsable de tus datos; nosotros lo apoyaremos en su gestión.

Si no estás conforme con nuestra respuesta, podrás reclamar ante la autoridad de protección de datos competente en Chile.

17. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso por roles con separación estricta entre Portal de Clientes y Portal Administrador, políticas de seguridad a nivel de base de datos, cierre automático de sesión por inactividad, registros de auditoría y revisión periódica de vulnerabilidades. Ante una vulneración de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a los afectados y a la autoridad conforme a la ley.

18. Cambios

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios normativos o en nuestros servicios. Publicaremos las modificaciones en esta página indicando la fecha de la última revisión y, si el cambio es relevante, te avisaremos por correo o mediante el módulo Documentos legales del Portal.